Wet open overheid (Woo)

Manieren tot verkrijgen informatie

Het COA publiceert steeds meer informatie zelf actief (actieve Woo). Alle documenten en gegevens daarvan zijn te vinden: onder het kopje 'Cijfers en Publicaties' op de website, op Open Overheid.nl (zoekend op COA) en via de Woo-index.

Als er informatie mist, kan die opgevraagd worden bij het COA. Dit kan door middel van een informatie- of Woo-verzoek. Met dit verzoek kun je om documenten vragen over een bepaald onderwerp. Hieronder volgt het verschil tussen een deze verzoeken, zodat je weet welk verzoek je in jouw situatie kan indienen:

• Informatieverzoek: hiermee vraag je informatie op die alleen voor jou relevant is en niet openbaar gemaakt wordt.
• Woo-verzoek: hiermee vraag je informatie op die openbaar gemaakt moet worden en dus ook voor anderen toegankelijk wordt.

Voor een (specifieke) vraag over een bepaald onderwerp zonder dat het daarbij nodig is om documenten te openbaren, is geen Woo-verzoek nodig. Dan kun je ons een bericht sturen (via onderstaande contactinformatie).

Woo-contactpersoon

Soms is het niet duidelijk welke informatie al openbaar is of welke informatie niet openbaar gemaakt mag worden. Om duidelijkheid te kunnen scheppen over deze vragen is er de Woo-contactpersoon bij het COA.

De Woo-contactpersoon kan aangeven of het indienen van een Woo-verzoek nodig is. Soms kan die informatie direct geven worden of krijg je een verwijziging naar de COA-medewerker die antwoord heeft op de gestelde vraag. De contactpersoon is ook bereikbaar om de status op te vragen van je Woo-verzoek.

De Woo-contactpersoon is bereikbaar via de contactlijn van Juridische Zaken op telefoonnummer 088-7157050. Vraag dan naar de contactpersoon.Ook kun je een e-mail sturen met vraag naar woojz@coa.nl.

Criteria Woo-verzoek

Een Woo-verzoek kent geen vaste vorm, maar moet voldoen aan 4 criteria:

1. Geef zo precies mogelijk aan waarover je informatie vraagt. Noem bijvoorbeeld een specifieke periode of het soort documenten. Dit maakt het zoeken naar gegevens makkelijker;
2. Het verzoek moet gaan om informatie die in documenten is vastgelegd;
3. Het verzoek moet gaan om informatie waar het COA over beschikt en;
4. De informatie moet gaan over beleid van een bestuursorgaan of over de voorbereiding en uitvoering ervan.

Wij vragen ook om een toelichting toe te voegen aan het Woo-verzoek. Als het verzoek te algemeen of onduidelijk is, nemen we contact met je op. Vermeld daarom altijd je contactgegevens, zoals een telefoonnummer en/of e-mailadres.

Uitzonderingen

Het uitgangspunt is dat alle informatie openbaar gemaakt wordt. Sommige informatie kunnen wij echter als COA niet openbaar maken. Als je om dergelijke informatie vraagt, wijzen we het verzoek af of krijg je in het Woo-besluit een overzicht van afgewezen documenten met een uitleg waarom we dit niet kunnen openbaren. Voorbeelden van belangrijke uitzonderingen waar wij mee te maken hebben:

1. Informatie die de privacy van personen schendt
   Dit omvat persoonlijke gegevens, zoals namen, adressen en andere gegevens die herleidbaar zijn tot een individu. Het beschermen van de privacy van personen is wettelijk verplicht.
    
2. Vertrouwelijke informatie die aan het COA is verstrekt
   Denk aan bedrijfsinformatie of gegevens van derden die als vertrouwelijk zijn aangemerkt. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn die concurrentiegevoelig is of die in vertrouwen zijn gedeeld. Denk aan financiële informatie om de economische positie van de overheid niet prijs te geven. 
    
3. Documenten voor intern overleg
   Dit zijn documenten waarin persoonlijke opvattingen, ideeën of meningen van medewerkers staan die bedoeld zijn voor intern beraad. Deze informatie is nodig voor een vrij en open overleg binnen de organisatie en wordt daarom niet openbaar gemaakt.

Informatieverzoek of Woo-verzoek indienen

Als de informatie niet op onze website te vinden is en de Woo-contactpersoon kan niet verder helpen, kun je een informatieverzoek of Woo-verzoek indienen. Dit kan op 2 manieren:

• Digitaal (per e-mail)
  Stuur een e-mail naar woojz@coa.nl met het onderwerp ‘Informatieverzoek’ of ‘Woo-verzoek + (onderwerp van het verzoek)’.
   
• Per post
  Stuur een brief naar:
  Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA)
  Ter attentie van de Woo-afdeling
  Postbus 30203
  2500 GE Den Haag

Wat gebeurt er als een Woo-verzoek is ingediend?

Wanneer wij het Woo-verzoek ontvangen, sturen wij een bevestiging. Vervolgens:

1. Lezen we het verzoek en nemen contact met je op als het specifieker moet worden. 
2. Controleren we of de gevraagde informatie al openbaar is. Als dat zo is, delen we dit direct.
3. Zoeken we naar documenten waar je verzoek om vraagt. Dit kan tijd kosten, vooral als het om veel of zeer specifieke documenten gaat, aangezien dan de gehele organisatie door naar documenten gezocht moet worden.
4. Beoordelen we of de gevraagde documenten openbaar gemaakt mogen worden. Alleen documenten die bij ons aanwezig zijn, kunnen worden verstrekt. We maken geen nieuwe documenten voor een Woo-verzoek.

Hoelang duurt het?

Het COA heeft in totaal 4 weken de tijd om een besluit op het Woo-verzoek te nemen. Als het nodig is, mag deze termijn met nog 2 weken worden verlengd. Hierover volgt dan een bericht.

Het kan gebeuren dat het COA meer tijd nodig heeft dan 6 weken. Er komt veel kijken bij de afhandeling van een Woo-verzoek. Alle documenten moeten beoordeeld en geanonimiseerd worden. Daarom kan het langer duren wanneer een verzoek heel groot is. We zullen je dan op de hoogte houden wanneer er vertraging opspeelt en uitleggen waarom dit gebeurt. Waar nodig zullen we vragen hebben en afspraken maken over de afhandeling, zoals bepaalde documenten eerst leveren of tot andere afspraken komen. 

Daarnaast kunnen belanghebbenden (dus organisaties die met het Woo-verzoek te maken hebben gehad) een zienswijze indienen, waarin zij kunnen aangeven waarom ze vinden dat informatie wel of niet openbaar gemaakt kan worden. Hiervoor staat 2 weken. Vanwege deze zienswijzeprocedure die plaats moet vinden kan het langer duren voordat het Woo-besluit wordt genomen. Als hier sprake van is, nemen we contact met je op.

Afhandelen Woo-verzoek

Wanneer alle documenten verzameld zijn, ontvang he een Woo-besluit. Dit bevat de documenten die volgens de wet (geanonimiseerd) openbaar gemaakt mogen worden. Naast dat de documenten naar je gestuurd worden, wordt het Woo-verzoek en alle documenten ook openbaar gemaakt worden. Deze plaatsen we op COA - Woo-publicaties | www.coa.nl.

Niet eens met het besluit? Dan kan er bezwaar gemaakt worden. De procedure hiervoor staat uitgelegd in het Woo-besluit. Zijn er vragen over het besluit of mis je alsnog documenten? Neem dan contact met ons op via telefoon of e-mail.