"Door nieuw personeel goed in te werken, leg je een basis voor de toekomst.”
Veilig en vitaal werken krijgt in 2022 extra aandacht bij het COA. De enorme groei van het aantal medewerkers, hoge werkdruk en een toenemend verzuim onder medewerkers, maken die aandacht noodzakelijk. “Vooral het kort verzuim neemt toe”, zegt Willemien de Groot, beleidsadviseur Arbo van het COA. Tegelijk benadrukt ze het belang om je niet blind te staren op verzuimcijfers. “Onze aandacht gaat ook uit naar het behouden van plezier in het werk. En hoe medewerkers hierover in gesprek gaan en erbij ondersteund worden. We willen voorkomen dat mensen vermoeid ‘aan de volgende wedstrijd’ beginnen en geen kans hebben om te herstellen van alle druk.”
Uitval voorkomen
Juist door de grote betrokkenheid en loyaliteit onder medewerkers wordt de impact van bijvoorbeeld een incident vaak onderschat. Willemien: “Er wordt vaak pas te laat hulp gezocht, als ze al verder van huis zijn. Daarom zetten we onder andere in op het zo snel mogelijk inschakelen van deskundige hulp na een incident. Ook al denkt de medewerker zelf dat het nog niet nodig is.”
Team Veilig en Vitaal Werken
Om uitval door de hoge werkdruk te voorkomen is er in 2022 een team Veilig en Vitaal Werken geformeerd met preventiemedewerkers en verzuimadviseurs. Willemien: “Het team ontwikkelde een visie, die zich richt op een aanpak op veilig en vitaal werken, zodat alle leidinggevenden vanuit dezelfde visie werken. Goed leiderschap is nodig voor een effectieve aanpak. De leidinggevenden volgden de training Verzuim en Inzetbaarheid, met onder andere aandacht voor het op de goede manier voeren van gesprekken met medewerkers over dit onderwerp. Er zijn workshops over omgaan met stress voor medewerkers. En in 2022 was er op enkele locaties een tijdelijk spreekuur ingericht van bedrijfsmaatschappelijk werk.”
Vitaliteitsplatform
Daarnaast neemt het COA in 2022 deel aan een pilot van de Arbodienst met een Vitaliteitsplatform. Willemien: “Ruim 900 medewerkers hebben online een vragenlijst ingevuld. Die gaf een beeld van hoe het persoonlijk met hun gezondheid en vitaliteit is gesteld. Vervolgens kregen ze tips op maat en informatieve podcasts en video’s.” De pilot met het platform is inmiddels afgelopen. “Wel kunnen medewerkers vragen stellen via de arbobox. Die vragen worden beantwoord door een preventiemedewerker.”
Nieuwe medewerkers goed inwerken
Om uitval te voorkomen is het ook belangrijk dat medewerkers de juiste tools en kennis hebben om hun werk goed te doen. “Preventiemedewerkers hebben daarom op nieuwe locaties veiligheidsscans uitgevoerd”, aldus Willemien. “Daaruit bleek onder andere dat nieuwe medewerkers vaak onvoldoende instructie kregen, veelal ingegeven door de hoge werkdruk. We hebben het over flinke aantallen medewerkers: we groeiden in 2022 van 3.700 naar meer dan 5.000 medewerkers. Vanuit HR&O en met de andere medewerkers bekijken we nu hoe we nieuwe COA-medewerkers beter kunnen voorbereiden op bijvoorbeeld emoties en agressie waarmee ze in het werk te maken kunnen krijgen. Veiligheidsinstructies en verplichte opleidingen worden onderdeel van het standaard inwerkprogramma. Ook zzp’ers en uitzendkrachten moeten die kennis hebben. Door nieuw personeel goed in te werken, leg je een basis voor de toekomst.”
Psychosociale arbeidsbelasting
In 2022 is een nieuw PSA-werkbelevingsonderzoek voorbereid, dat in 2023 wordt uitgezet onder alle medewerkers. PSA staat voor psychosociale arbeidsbelasting. Hoge werkdruk, agressie, ongewenste omgangsvormen en stress kunnen lichamelijke, psychische en sociale klachten veroorzaken. Vanuit de Arbowet is het de taak van de werkgever om deze belasting te voorkomen of te verminderen. Willemien: “Met een brede vertegenwoordiging binnen het COA hebben we gekeken welke informatie we nodig hebben om te werken aan een sociaal veilige en prettige werkomgeving. Dit onderzoek gaat over een onderwerp dat hoog op de prioriteitenlijst staat.”
