Ontzorgen, plannen, regelen
Chantal werkt inmiddels 3,5 jaar als management assistente op de afdeling HR&O bij het COA. Ze vertelt dat ze hier helemaal op haar plek is. Op haar ideale werkdag kan ze al haar to-do’s afvinken, maar dat gebeurt zelden. Er komen eerder taken bij! Chantal belt ook liever even dan dat ze mailt. “Dan is het vaak meteen geregeld en kan ik weer door”, zegt ze.
Als management assistente is Chantal het verlengstuk van haar manager. "Het is mijn taak om mijn manager zoveel mogelijk te ontzorgen. Ik zorg dat zijn of haar agenda niet al te vol wordt gepland en dat de afspraken zo logisch mogelijk op elkaar aansluiten (waar mogelijk natuurlijk). Daarnaast check ik dagelijks de mailbox voor zaken die ik alvast kan afhandelen en ben ik een eerste aanspreekpunt. Niet alleen voor de manager HR&O, maar ook voor mijn collega’s binnen de afdeling én daarbuiten. Collega’s weten mij goed te vinden als ze ergens niet uitkomen en als het nodig is ben ik ook een luisterend oor”. Verder zijn er nog heel wat andere zaken waarbij Chantal in de lead is. Zo regelt zij een cadeau voor iemand die weggaat, een welkomst bloemetje voor nieuwe collega’s en als het weer tijd is voor de financiële rapportage dan zorgt Chantal dat deze er tiptop uitziet.
Sociaal, dienstverlenend, stressbestendig
Volgens Chantal zit het management assistente zijn van nature in je. “Je moet ervan houden om het mensen naar de zin te maken, hen te ondersteunen en te ontzorgen. Sociaal, dienstverlenend én stressbestendig moet je wel zijn om deze functie te kunnen bekleden”, vertelt Chantal verder. “Soms moet er op het laatste moment ineens iets geregeld worden. Net zoals laatst, er moest ad-hoc een overleg ingepland worden op dezelfde dag. Het is dan aan mij om direct snel te schakelen, de agenda’s naast elkaar te houden en niet in de paniekmodus te schieten”. Chantal vindt het een uitdaging als dingen last moment toch nog lukken. “Ik hoorde dat we op korte termijn een leuke vergaderlocatie in de buurt van Utrecht nodig hadden. Die heb ik snel kunnen regelen. Dat wordt zeer gewaardeerd en dat voelt goed!”
-
Chantal Krekelaar © Marketiek
Geen hiërarchisch gedoe
Waar sommige organisaties op-en-top hiërarchisch zijn, is het COA dat volgens Chantal niet. “Iedereen op de afdeling is gelijk, sociaal en betrokken. Mijn manager geeft mij het gevoel dat wij naast elkaar staan, net als de andere collega’s. Gedurende de dag heb ik regelmatig contact met mijn manager. Vaak is dat telefonisch, maar waar dat kan, treffen we elkaar tussen de overleggen door op het hoofdkantoor in Den Haag. Op die manier blijf ik altijd goed op de hoogte van de lopende zaken en kan ik snel actie ondernemen wanneer dat nodig is.”
Trots op het werk
Ondanks dat Chantal op het hoofdkantoor in Den Haag werkzaam is, weet zij goed wat het werk van het COA inhoudt. Chantal gaat af en toe mee met een collega die de azc’s bezoekt. “Op die manier leer je ook de diverse collega’s op de opvanglocaties in het land kennen en weet je wat zij doen. Dan zie ik weer even wat wij als organisatie toch voor prachtige dingen doen. Ik besef dat ik hier, indirect, mijn steentje aan bijdraag en dat maakt me trots.”
De diversiteit aan werkzaamheden, het continu in beweging zijn en het mensen naar de zin kunnen maken, is wat Chantal drijft. Zij doet als management assistente op een andere manier in het klein, wat COA in het groot doet: mensen ondersteunen en hen helpen waar ze kan.