1. Welke persoonsgegevens verwerkt het COA van jou?
a. Solliciteren
Als je bij ons solliciteert voor een functie, stage of een open sollicitatie stuurt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens van je verwerken:
- NAW
- Werkverleden/ CV (inclusief foto)
- Sollicitatiebrief
- Referenties
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Competenties
- Resultaten van een assessment (indien van toepassing)
- Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie
b. Contact opnemen
Je kunt ons benaderen met vragen en/of opmerkingen over bijvoorbeeld een vacature of de sollicitatieprocedure. Wij zullen in dat geval contact met jou opnemen om jouw vraag of opmerking te beantwoorden. Wij verwerken de volgende gegevens van je:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres en/of telefoonnummer
- Correspondentie
c. Direct search
Wij kunnen kandidaten benaderen via social media platforms, zoals LinkedIn. Wij verwerken de volgende gegevens van je:
- Je profiel, voor zover je deze gegevens algemeen toegankelijk hebt gemaakt
- Correspondentie
Deze gegevens verwerken wij enkel op het social media platform zelf. Mocht je nadat wij je benaderd hebben, interesse hebben in een functie bij het COA, dan zullen we je vragen je sollicitatie in te dienen via onze website.
2. Van wie ontvangen wij jouw persoonsgegevens?
Wij ontvangen de persoonsgegevens rechtstreeks van jou wanneer je bij ons solliciteert of contact met ons opneemt.
Daarnaast hebben wij samenwerkingen met uitzendbureaus, zoals Start People. Wij kunnen jouw cv ontvangen via onze samenwerkingspartners.
Jouw gegevens kunnen wij ook ontvangen van door jou genoemde referenties. Dit doen wij alleen met jouw toestemming.
Indien een assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure kunnen wij de resultaten ontvangen van het assessmentbureau. De gegevens ontvangen wij alleen op basis van jouw toestemming.
3. Waarom verwerkt het COA jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Aan de hand van de gegevens, zoals je cv en motivatiebrief, kunnen wij jouw geschiktheid als kandidaat voor een bepaalde functie beoordelen.
- Om je uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek en op de hoogte te houden van het verloop van je sollicitatieprocedure.
- Voor bepaalde functies is het afleggen van een assessment onderdeel van de sollicitatieprocedure. Aan de hand van de uitkomst van het assessment kunnen wij jouw geschiktheid beoordelen.
- Om je op de hoogte te houden van nieuwe passende vacatures.
- Om talent pools aan te leggen.
- Om kandidaten te benaderen via social media platforms, zoals LinkedIn.
- Om contact met jou op te nemen als je vragen en/of opmerkingen hebt over bijvoorbeeld een vacature of de sollicitatieprocedure.
- Om statistische analyses uit te voeren en rapportages op te stellen. De gegevens worden geanonimiseerd verwerkt.
4. Op basis van welke grond verwerkt het COA jouw persoonsgegevens?
Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daar een ‘wettelijke grondslag’ voor hebben. Deze grondslagen volgen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor de hierboven genoemde doeleinden (paragraaf 3) kunnen wij een beroep doen op de volgende grondslagen:
- Gerechtvaardigd belang
- Je hebt zelf toestemming gegeven voor de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij jouw
toestemming hebben verkregen om je bij toekomstige passende vacatures te kunnen benaderen.
5. Wanneer geeft het COA jouw persoonsgegevens door aan anderen?
Jouw sollicitatiegegevens zijn beschikbaar voor onze recruiters, HR-afdeling en (toekomstig) collega’s die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure.
Om bovenstaande doeleinden te bereiken, kunnen wij jouw persoonsgegevens aan andere partijen verstrekken, indien wij daar een goede reden voor hebben. We zullen alleen de noodzakelijke gegevens verstrekken en alleen aan die personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Andere partijen zijn net als het COA gehouden om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Wij maken duidelijke afspraken over de omgang met gegevens, datalekken en beveiliging van jouw persoonsgegevens.
Wij kunnen jouw gegevens delen met:
- Partijen die ons IT-diensten leveren ter ondersteuning van het sollicitatieproces.
- Assessmentbureaus als een assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatie procedure.
Jouw persoonsgegevens blijven binnen de Europese Unie zolang wij verantwoordelijk zijn voor uw gegevens. Indien wij jouw gegevens toch naar een land of organisatie buiten de EU sturen, dan gebeurt dit niet zonder dat wij passende beveiligingsmaatregelen treffen.
6. Hoelang bewaart het COA jouw persoonsgegevens?
Het COA bewaart jouw sollicitatiegegevens gedurende max. 1 maand na beëindiging van de sollicitatie procedure. Indien je toestemming hebt gegeven voor het langer bewaren van jouw sollicitatiegegevens om je te kunnen benaderen bij toekomstige passende vacatures, bewaren we jouw gegevens voor een periode van max. 12 maanden.