Secretaris

Secretaris binnen de afdeling Informatie en Diensten

• Je ondersteunt de afdelingsmanager en het MT van de afdeling Informatie en Diensten (I&D)  en speelt een belangrijke rol in de doorontwikkeling van de afdeling: denk hierbij aan het bewaken van overzicht, monitoren van voortgang op initiatieven en het inhoudelijk organiseren van afdelingsbijeenkomsten.
• Je bent verantwoordelijk voor alle communicatie binnen de afdeling, variërend van duidelijke berichten op het intranet tot het organiseren en voorbereiden van afdelingsdagen, en het opstellen van nieuwsberichten voor de gehele afdeling.
• Je adviseert gevraagd of ongevraagd en weet verschillende belangen goed af te wegen.
• Je borgt de informatievoorziening via o.a. verslaglegging, coördineert annotaties, terugkoppelingen binnen de afdeling en rapportages aan JenV, je draagt bij aan het opstellen van een jaarplan, verbetering van besluitvormingsprocessen van de afdeling en stelt (mede) adviezen op.
• Je schakelt gemakkelijk tussen strategie en operatie en bent gericht op samenwerking.
• Daarbij is er zeker ruimte om bij te dragen aan projecten die aansluiten bij jouw interessegebied! 

Waar ga je werken? 

De afdeling I&D is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering. De afdeling bestaat nu uit drie teams: Managementinformatie & Procesbeheer; COA Informatielijn & Bureau Veiligheid; Functioneel beheer & Informatiebeheer. Daar willen we nog een nieuw te vormen CIO Office aan toevoegen. De afdeling I&D vormt samen met de afdeling ICT de IV-organisatie van het COA. Beide afdelingen vallen onder de directeur Bedrijfsvoering (tevens CIO van het COA). De IV-organisatie staat komende tijd voor een veranderopgave in de verdere professionalisering van de informatievoorziening van het COA. Daarin levert ICT de techniek en is I&D de verbindende schakel die zorgt dat de collega’s in COA worden voorzien van passende en goede, meestal digitale, ondersteuning. Bij de afdeling I&D werken ongeveer 100 collega’s. Een deel werkt (naast op locaties in het land) vaak op maandag, dinsdag en/of donderdag op kantoor in Den Haag. Dan worden er regelmatig spontane wandelingetjes met elkaar gemaakt en de donderdagmiddagborrels (domibo’s) worden steeds populairder.

Wat vragen we?

• Een stevige persoonlijkheid met sterke sociaal-communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een open karakter met verbindende eigenschappen.
• Je kent de complexiteit en dynamiek van een grote organisatie en kunt omgaan met verschillende stakeholders.
• Je hebt bestuurlijke en omgevingssensitiviteit.
• Analytisch vermogen, faciliterend en samenwerkend.

En verder: 

• Hbo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie of beschikt over kennis (van bestuurlijke processen) en competenties om de functie snel op te pakken.

De organisatie

Het COA vangt al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra en biedt hun basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst. We bewegen mee met de (politieke) realiteit en creëren kansen. Onze DNA bestaat uit kernwaarden als Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Als jij diversiteit en inclusie belangrijk vindt, ben je bij ons aan het juiste adres. Bij COA geloven we in gelijke kansen voor alle collega’s. Het COA bestaat uit de directies Opvang & Begeleiding, Vakontwikkeling & -ondersteuning, Bedrijfsvoering en de Tijdelijke Programmadirectie Capaciteitsopgave.

Waarom werken bij het COA?

Wij, professionals bij COA, bieden asielzoekers een leefbare en veilige opvang en begeleiden hen naar een toekomst in Nederland of daarbuiten. Dit betreft asielzoekers met diverse achtergronden en culturen. Met onze kernwaarden proberen we onze visie duurzaam te realiseren. Als je meer wilt weten, check dan Werken bij het COA.

Wat bieden we?

Een functie waarin je veel betekent voor het team. Je levert een directe bijdrage aan het succes van de afdeling Informatie & Diensten bij het COA, die volop in ontwikkeling is. Je collega’s zijn energiek en enthousiast, maar ook nog bezig de weg te verkennen. Dat betekent soms nog uitzoeken, pionieren, lachen, vallen, opstaan en zorgen dat het gaat werken. Samen bouwen we aan een robuuste, effectieve, toekomstgerichte informatievoorziening voor het COA. 

Verder: 

• Een functie voor 36 uur per week in een dynamische organisatie met goede (secundaire) arbeidsvoorwaarden conform de CAO Welzijn & Maatschappelijke dienstverlening.
• Het salaris (schaal 7) is tussen € 3.725,42 en € 5.013,24 bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van kennis en ervaring. Daarnaast is er een Individueel Keuzebudget (18% van het jaarsalaris) om arbeidsvoorwaarden af te stemmen op persoonlijke wensen en behoeften. Je ontvangt 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in ikb).
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling! Bij het COA draag je niet alleen bij aan de toekomst van vluchtelingen, maar ook aan die van jezelf. Met trainingen en opleidingen bieden we je volop de ruimte om jezelf door te ontwikkelen binnen je vakgebied. Kortom, bij het COA werk je aan jouw toekomst én aan die van een ander.

Het COA hecht sterk waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Zodra wij jou een aanbod doen voor indiensttreding voeren we een pre-employment screening uit. De screening bestaat uit ten minste de volgende onderdelen: aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), Diploma- en certificaten controle, Identiteitscontrole.