Managementassistent Vastgoed en Facilitair

Als Managementassistent…

Als Managementassistent Vastgoed en Facilitair ondersteun je een Afdelingsmanager. Dit doe je door het telefoon- en mailverkeer af te handelen, het beheren van de agenda en het selecteren en prioriteren hiervan. Je vormt een filter voor de manager, maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Tevens bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch, onder andere door het opvragen en verwerken van informatie. Je legt verslag van bijeenkomsten en vergaderingen door het opstellen van notulen en actielijsten en je beheert de bewaking van gemaakte afspraken. 

Wat verwachten we van jou…

Je bent zowel klantgericht als professioneel assertief, je bent integer en je schrijft heldere en begrijpelijke teksten. Wat jou kenmerkt is dat je zelfstandig en behulpzaam bent, maar daarnaast ook professioneel assertief. Naast ondersteuner voor de managers ben je er ook voor het team. Je bent een echte teamplayer en vindt het prettig om je als vraagbaak en steunpunt te bevinden tussen de collega’s. Daarnaast voel jij je thuis in een omgeving die continue verandert en je weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

Functie-eisen

• Opleiding: je hebt minimaal een mbo-diploma op het gebied van (office)management (bijvoorbeeld Managementassistent, Secretarieel Medewerker en/of een vergelijkbare Schoevers-diploma).
• Werkervaring: je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager, secretaresse of een soortgelijke functie. 
• Kennis: je kent de regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied.
• Persoonlijkheid: je bent accuraat, omgevingsbewust, proactief, stressbestendig en communicatief vaardig in zowel woord als geschrift. 
• Flexibiliteit: je past je gemakkelijk aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven. Ook ben je bereid te reizen binnen de regio naar verschillende vergader- of opvanglocaties.

Wat bieden we jou?

Wij bieden jou de mogelijkheid om te werken aan jouw toekomst én die van de bewoners van het azc. Je hebt afwisselende werkzaamheden en je werkt in een hecht team. Daarnaast hechten we veel waarde aan jouw vrijheid en zelfstandigheid.

• Salaris: tussen de € 3.210,17- € 4.005,45 bruto per maand o.b.v. 36 uur
• Dienstverband: 32-36 uur per week (in eerste instantie voor 12 maanden, met zicht op vast dienstverband).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden: o.a.pensioen, vitaliteitsuren, loopbaanbudget en een Individueel Keuzebudget van 18% (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Vakantieverlof: 144 uur bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in IKB)
• Ruimte voor ontwikkeling: wij hechten veel waarde aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling. We bieden daarvoor verschillende mogelijkheden. Denk aan het volgen van een opleiding, waardoor je nog beter kunt functioneren in je huidige functie of kunt doorgroeien.  

Waar ga je werken? 

Je wordt onderdeel van de afdeling Vastgoed en Facilitair in Den Haag. De afdeling Vastgoed & Facilitair is verantwoordelijk voor het beheren, onderhouden, verwerven en afstoten van opvanglocaties. Binnen V&F zijn we een divers team wat betreft opleidingsniveau en achtergronden en er is veel eigen inbreng en zelfstandigheid mogelijk.
Belangrijk is dat je proactief bent en zelf het initiatief neemt om tot actie over te gaan. De collega’s weten elkaar te vinden in overleg om uniformiteit in de werkwijze en kennis uitwisseling te bevorderen maar ook om inspiratie op te doen.

Het COA als werkgever

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hun basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.