Regelmodus aan
“Hoe mijn dag begint? Ik kom binnen, pak een koffietje, sluit mijn laptop aan, pak mijn agenda en die van de teamhoofden erbij, kijk of alle afspraken goed staan en duik vervolgens de mailboxen in. Ik scroll erdoorheen, check wat prioriteit heeft, maak een to-do list en ga aan de slag.”
Afgelopen november is Sharon begonnen als managementassistent op de afdeling Vastgoed & Facilitair. “Het is mijn taak om twee teamhoofden te ondersteunen. Ik beheer hun agenda's, regel afspraken, verzet afspraken, houd de mail bij, regel ruimtes en catering voor overleggen en het is aan mij om ad hoc zaken op te pakken. Naast dat ik de teamhoofden ondersteun, probeer ik er ook voor de rest van het team te zijn. Ik begeleid nieuwe medewerkers, ik verwerk de post, hou verlof van medewerkers bij en daarnaast mag ik binnenkort iets heel leuks organiseren: de tweedaagse met veertig medewerkers.”
Geen kant-en-klaar handboek
Waar een wil is, is een weg volgens Sharon. “Als managementassistent moet je vooral leergierig en gedreven zijn. Als je iets leuk vindt en er plezier in hebt, komt de rest vaak vanzelf. Ik heb nog niet zoveel ervaring en wil graag veel leren. Ik ga daarom een aantal cursussen volgen en ik vraag regelmatig feedback.”
Naast een flinke portie wilskracht mogen structuur en overzicht bij een goede managementassistent volgens Sharon niet ontbreken. “Het is belangrijk om prioriteiten te stellen. Je moet heel veel doen en doet het liefst alles tegelijk, maar dat gaat niet. Dus: first things first! Er is geen kant-en-klaar handboek waarin staat uitgelegd wat je als management assistent wel en niet moet doen, maar oefening baart kunst. Na een tijdje kun je zelf gemakkelijk de bijzaken van de hoofdzaken onderscheiden.”
Sharon is op haar blijst als iets wat zij heeft geregeld en georganiseerd helemaal goed verloopt. “Soms moeten er dingen ad hoc geregeld worden zoals een zaal voor een overleg of een hdmi kabel die nergens te bekennen is. Het is fijn als alles dan toch op zijn pootjes terechtkomt. Gelukkig is dat negen van de tien keer ook het geval.”
-
Sharon Moennasing © Marketiek
Tweedaagse reis met collega's
Voor nu kijkt Sharon vooral uit naar de tweedaagse in mei. “Ik vind het heel leuk en ook spannend om dit te organiseren. Ik regel onder andere het hotel en ik zorg dat iedereen op de hoogte is van het programma. We gaan educatieve workshops doen, er komen sprekers langs en er staat een activiteit op het programma. Ik kijk er naar uit om mijn collega's buiten het werk om beter te leren kennen en om iets leuks met elkaar te ondernemen. Plezier met elkaar hebben is naar mijn idee minstens net zo belangrijk als het werk en ik verwacht dat het samenwerken na de tweedaagse alleen nog maar makkelijker en leuker wordt.”