Managementassistent

Jouw rol als managementassistente

Als managementassistente word je hiërarchisch aangestuurd door de adjunct regiomanager. Je ondersteunt het regiomanagement van de regio Bijzondere Opvang Midden Zuid (Zuid Holland & Utrecht) door het afhandelen van telefoon- en mailverkeer, het beheren van de agenda en het prioriteren ervan. Je bent een filter voor de adjunct regiomanager, waarbij je uitstekend hoofd- en bijzaken kunt scheiden en informatie op urgentie kunt inschatten. 

Tevens bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch, onder andere door het opvragen en verwerken van informatie. Je legt verslag van bijeenkomsten en vergaderingen door het opstellen van notulen en actielijsten en je beheert de bewaking van gemaakte afspraken.

Daarnaast handel je zelfstandig correspondentie af aan de hand van concepten. Je bent klantgericht en assertief, je bent integer en je schrijft heldere en begrijpelijke teksten.
Naast dat je nauw samenwerkt op locatie met de andere ondersteuners van het team is er ook de mogelijkheid regelmatig vanuit huis te werken. Je standplaats is Den Haag. 

Functie-eisen

Je ondersteunt de normen en waarden die het regiomanagement deelt en straalt die ook uit. Wat jou kenmerkt is dat je zelfstandig zaken kunt oppakken en servicegericht bent. Naast ondersteunend voor het regiomanagement ben je er ook voor het regionale managementteam. Je bent een echte teamplayer en vindt het prettig om je als spin in het web te bevinden tussen de collega’s. Je voelt je thuis in een omgeving die continue verandert en je weet altijd de juiste prioriteiten te stellen. Hoe groter de uitdaging, hoe breder jouw glimlach!

Dit hebben wij verder van je nodig:

• MBO-diploma, op het gebied van managementassistent, secretarieel en/of Schoevers;
• Praktische en toepassingsgerichte kennis van regels en afspraken op administratief en secretarieel gebied;
• Kennis en vaardigheden om als aanspreekpunt en vraagbaak te fungeren;
• Ruime ervaring met MS Office (Outlook, Word en Excel);
• Goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk;
• Flexibiliteit, je hebt er geen moeite mee om af en toe naar de verschillende (vergader) locaties in de provincies te reizen;
• Verder ben je accuraat en omgevingsbewust.

Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

Wat bieden we jou?

Wij bieden jou een werkomgeving waarin je echt iets voor iemand kan betekenen en waar geen dag hetzelfde is. Je krijgt een veelzijdig takenpakket en veel ruimte om hier je eigen invulling aan te geven. We ondersteunen je in persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, want duurzame inzetbaarheid en diversiteit in ons personeelsbestand vinden we belangrijk. Verder bieden wij jou als managementassistent B bij het COA:

• Salaris: € 3.210,17 - € 4.005,45 bruto per maand, op basis van 36 uur;
• Dienstverband: 32 - 36 uur per week. In eerste instantie voor de duur van 1 jaar, met zicht op een vast dienstverband;
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: onder andere pensioen, vitaliteitsuren, loopbaanbudget, individueel keuzebudget (IKB) van 18% (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering);
• Vakantieverlof: 144 uur bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in IKB);
• Vrijheid om je eigen agenda te beheren;
• Ruimte voor ontwikkeling: wij hechten veel waarde aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling. We bieden daarvoor verschillende mogelijkheden. Denk aan het volgen van een opleiding, waardoor je nog beter kunt functioneren in je huidige functie of kunt doorgroeien.
• Standplaats/werklocatie: Den Haag

Het COA als werkgever

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen. In ons DNA herken je de kernwaarden Menswaardig, Samen, Open en Resultaatgericht. Herken jij je hierin als mens en collega? Diversiteit en inclusie vinden wij belangrijk, daarom bieden wij al onze collega’s gelijke kansen.